Selekcja danych
Selekcja danych przeznaczonych do wydruku
Przyjmijmy, że Twoje zestawienie wygląda jak na poniższym rysunku.
Zgodnie z założeniami we wstępie potrzebujesz wydrukować dwa zestawienia. W pierwszym wszystkie wiersze dotyczące przychodów powinny zostać ukryte. Chodzi więc o wiersze od drugiego do czwartego oraz o wiersz ósmy. Zastosuj konspekt arkusza.
Aby to zrobić:
1. Podświetl całe wiersze (najpierw od 2. do 4.), klikając i zaznaczając myszą ich etykiety z numerami.
2. Teraz z menu Dane wybierz polecenie Grupy i konspekt/Grupuj. W Excelu 2007 stosowne polecenia znajdziesz na karcie Dane, w sekcji Konspekt.
Excel - Porady i Triki
Excel może skrócić czas pracy o 50%
Szablony, Arkusze, Makra - Sprawdź!
www.ExcelwPraktyce.pl
Po lewej stronie został wstawiony przycisk ze znakiem minusa oraz dwa przyciski z numerami na górze. Jeżeli klikniesz przycisk z minusem, dane dotyczące kosztów zostaną ukryte. Jeśli ponownie go klikniesz (tym razem będzie ze znakiem plusa), dane się odkryją.
Uwaga
Pamiętaj, że na wydruku są uwzględniane tylko odkryte komórki z danymi. Aby upewnić się, że wszystko jest w porządku, zalecamy zawsze przed uruchomieniem drukowania uaktywnić tryb podglądu wydruku. Będzie on odzwierciedlał układ i zawartość strony wydrukowanej.
3. Zaznacz teraz cały wiersz 8. i ponownie wybierz polecenie Grupuj.
Przycisk z numerem 1 po kliknięciu zwija konspekt (ukrywa wszystkie dane), natomiast ten z numerem 2 rozwija go.
Wskazówka
Aby usunąć konspekt, możesz zaznaczyć zakres komórek obejmujący zestawienie i z menu Dane wybrać polecenie Grupy i konspekt/Wyczyść konspekt. W Excelu 2007 polecenie czyszczenia konspektu pojawi się po rozwinięciu przycisku Rozgrupuj.
Twój arkusz powinien teraz wyglądać jak na poniższym rysunku.
Aby teraz szybko wydrukować zestawienie z kosztami:
1. Kliknij oba przyciski ze znakiem minusa i uruchom drukowanie. Twoje pierwsze zestawienie jest gotowe.
2. Teraz kliknij przyciski ze znakami plusa, aby rozwinąć konspekt i ponownie włącz drukowanie. Drugie zestawienie ze wszystkimi danymi zostało równie szybko przygotowane.
Wskazówka
Jeśli chcesz, aby symbole konspektu były niewidoczne, wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 8. Jeżeli ponownie jej użyjesz, odkryjesz konspekt.
W ten sposób uniknąłeś niepotrzebnego przenoszenia danych i budowania oddzielnej tabeli. Oczywiście w przypadku tego niezbyt rozbudowanego zestawienia możesz przenieść dane ręcznie. Jeżeli jednak lista miałaby kilkaset wierszy, podzielonych na różne kategorie, czy zestawy danych, to skorzystanie z tego sposobu znacznie skróci czas przygotowania różnych wariantów zestawień i późniejszego ich wydrukowania.
To samo tyczy się tworzenia wykresów na podstawie danych. Jeżeli zbudujesz wykres, a następnie będziesz zwijał lub rozwijał poszczególne poziomy konspektów, to zmiany te będą automatycznie uwzględnione w prezentacji graficznej. Nie będzie wówczas potrzeby zmiany właściwości wykresu lub określania innego zakresu danych źródłowych.