Kurs Access

1. Co to jest baza danych?

Jest to nic innego jak tylko uporządkowany zbiór danych. Danymi tymi mogą być różne rzeczy, dla przykładu np. rachunki i faktury, które zbieramy i są wystawiane na naszą firmę będą stanowić niejako dane, które będąc nie poukładanym zbiorem dokumentów prędzej czy później mogą dać nam o sobie znać, jeśli zapomnimy wkalkulować któryś z nich w momencie kiedy nadejdzie pora rozliczenia się z fiskusem :-)

Stąd też wymyślono skoroszyty i segregatory, którymi można w bardzo przystępny sposób poukładać wszystkie dokumenty krążące po naszym sklepie, czy też biurze. Tu już będziemy mieć z celowym zabiegiem służącym komplementacji naszych zasobów w logiczną całość, która przyjmuje postać zbioru elementów, jakimi operujemy.

 

 

 

 

 

 

Baza

 

 

           danych

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rys. 1. Powyższy przykład symbolizuje przypisanie elementów będących znakami do wspólnego zbioru danych, który będzie stanowił naszą bazę danych znaków.

 

Jest to już niewątpliwie przykład bazy danych, co prawda mało efektownie to zobrazowałem, ale zapewne taki bardzo trywialny przykład potrafi unaocznić jak bardzo ważne znaczenie odgrywa baza danych, oraz panujący w niej ład i porządek. Załóżmy bowiem taką hipotetyczną sytuację, że ktoś pracuje jako mechanik samochodowy i prowadzi własny warsztat samochodowy, albo najlepiej stację obsługi klienta z kompleksowym wyposażeniem, zarówno w maszyny ciężkie, którymi można dokonywać skomplikowanych technicznie napraw, jak i także posiada magazyn z częściami do wielu modeli samochodów. Jeśli pan Autor, właściciel ów przedsięwzięcia, nie przyłoży odpowiedniego nacisku na przyuczenie swoich pracowników, do przestrzegania porządku w miejscu pracy, oraz podczas wybierania części z warsztatu samochodowego, mogą spotkać go później niemiłe finansowe i nie finansowe konsekwencje. Wymieńmy sobie dla przykładu katalog następstw jakie może pociągnąć sobie brak uporządkowania w miejscu pracy (przyjmijmy, że brak uporządkowania w miejscu pracy, będzie właśnie brakiem posiadania uporządkowanej bazy danych części, maszyn, narzędzi, środków czyszczących itp.).:

-                          hałas na hali, gdzie naprawia się samochody, a wiadomo że każdy zakład pracy musi przestrzegać norm BHP z tym związanych, jeśli takowych nie przestrzega pracodawca (czyli nasz Pan Autor) to może liczyć się z karą pieniężną;

-                          płacenie odszkodowania pracownikom za uszczerbek na zdrowiu – jeśli zachowane będą normy związane z warunkami czasu pracy, tj. np. odpowiednie przechowywanie części w magazynie, albo narzędzi na hali, czy też utrzymanie tych narzędzi w dobrym stanie technicznym to wiadomo, że ryzyko wystąpienia wypadków można znacznie zminimalizować;

-                          płacenie odszkodowania zleceniodawcom, za opóźnienia w realizacji napraw, albo wręcz odpływ klientów do konkurencji, jeśli jakość usług będzie niska;

-                          spadek efektywności pracowników – no jeśli w magazynie będzie bałagan i pracownik nie będzie mógł znaleźć części, albo nie będzie można znaleźć śrubokręta albo młotka to nie chcę nawet myśleć jaki paraliż może się pojawić w zakładzie pracy W zasadzie, aż ciężko jest mi to sobie wyobrazić, ale na pewno jest to możliwy scenariusz wydarzeń.

 

 

 

W momencie kiedy pojawiły się pierwsze komputery, a następnie pierwsze komputerowe bazy danych możliwości w przechowywaniu w nich danych, ich obszerność oraz możliwość bardzo dokładnej segregacji tych danych sięgnęła zenitu i w zasadzie nie ma aktualnie ograniczeń ilościowych we wpisywaniu nowych rekordów do takich baz danych.

Dla przykładu przedstawię jak wygląda możliwość umieszczenia danych w tabeli bazy danych Access, którą przygotowałem jako część praktyczną na zaliczenie przedmiotu.

 

 

Jak widać na rysunku jest parę kolumn, w których wpisuje się w kolejnych wierszach bazy danych informacje o klientach naszej firmy, jest to wielce pomocna forma gromadzenia danych ponieważ możemy w razie konieczności szybko znaleźć interesującą nas osobę, albo spełniają wręcz jakieś kryteria, np. wysokość kapitału zakładowego firmy, miejscowość firmy itp.

 

2. Relacyjna baza danych.

 

Przedstawiony wyżej przykład tabeli jak nie trudno się domyśleć przedstawia przechowywanie danych w całości, wszystko jest wpisane w każdej z oddzielnych kolumn. Ma to jednak swoje minusy.. bowiem w momencie gdy mamy mało danych można jeszcze jakoś sobie poradzić z szukaniem interesujących nas szczegółowych danych, problem się jednak pojawi jak tych danych nam się nazbiera znacznie więcej Co wtedy? Ano w sukurs przyjdzie nam oczywiście stworzenie relacyjnej bazy danych[1], która jest niczym innym jak tylko rodzajem bazy danych, w której poszczególne tabele są ze sobą powiązane, czyli są powiązane relacjami jak to się fachowo mówi.

         Ażeby to odpowiednio zobrazować, przedstawię przykład relacji pomiędzy tabelami w moim projekcie bazy danych na zaliczenie:

 

Co prawda obrazek nie jest zbyt wyraźny, ale na pewno widać na nim pewną prawidłowość i powiązania pomiędzy tabelami, które zaznaczyłem strzałkami. Każda tabela posiada klucze podstawowe, oraz klucze obce, dzięki którym właśnie istnieją pomiędzy nimi powiązania. Dzięki temu właśnie tabela MoiKlienci ma powiązanie nie tylko z tabelą kapitałZakładowy, ale także z tabelą branża i IDwojewództwa oraz Osobowość, a to dlatego że są one powiązane ze sobą także stanowiąc całość. Jak nie trudno się domyśleć relacje pomiędzy tabelami stanowią podstawę budowy relacyjnych baz danych, do ich cech można zaliczyć to, że: dane przechowuje się w tabelach, każda tabela składa się z rekordów i pól, każdy rekord zaś posiada unikatowe pole, które jest jego wyróżnikiem dlatego też nie ma znaczenia kolejność rekordów i pól w tabeli.

 

 

3. Zasady tworzenia baz danych.

 

Bazy danych z reguły tworzy się samodzielnie, ale dla wygodnych istnieje również taka opcja jak kreator tworzenia bazy danych:

 

W kreatorze możemy sobie wybrać albo „Pusta baza danych programu Access”, która jest opcją zdecydowanie dla kogoś kto chce samodzielnie zaprojektować swoją bazę danych, albo też można wybrać opcję „Projekty, strony i kreatory...” która jest dla użytkowników delikatnie mówiąc ceniących sobie wygodę

Klikając ukazuje nam się kolejne okno:

Załóżmy, że zajmujemy się księgowością  i taką też opcję jak widać wyżej wybraliśmy, kreator przeprowadzi nas przez kilka kolejnych etapów, w zasadzie nie są one niczym trudnym, kreator zapyta nas tylko o nazwę pod jaką chcemy zapisać naszą bazę danych:

 

Zapiszmy sobie ten projekt jako „Księgowość1”, potem dajemy „Utwórz”:

I następnie przyciskamy przyciski „Dalej” potwierdzając i wpisując odpowiadające nam dane w poszczególnych oknach:

 

 

 

 

 

 

 i potem możemy udać się na kawusię ponieważ... kreator SAMODZIELNIE nam utworzy naszą bazę danych! Wystarczy wcisnąć na końcu „Zakończ”:

 i niebawem ujrzymy naszą bazę danych, ale warto się zrelaksować idąc na chwilę na tą kawusię

 

A tak wygląda efekt utworzenia naszej bazy danych „Księgowość1” (podaję przykład jednej z zakładek, w której można wpisywać swobodnie dane):

Jak widać nie zajęło nam to dużo czasu, a efekt jest wielce zadowalający i gotowi jesteśmy do pracy z naszą bazą danych, do której zapiszemy swoje cenne dane.

 

 

4. Tworzenie komputerowej bazy danych.

 

Tworzenie komputerowej bazy danych w zasadzie omówiłem wyżej niemniej jednak jeszcze postaram się z grubsza omówić w szczegółach, dzieląc zagadnienia na:

 

a) Tworzenie tabel,

b) Tworzenie relacji między tabelami,

c) Tworzenie i wykorzystanie kwerend,

d) Tworzenie formularzy,

e) Tworzenie raportu.

 

 

Ad a) Tworzenie tabeli w programie Access nie jest niczym trudnym, można to zrobić na kilka sposobów, mamy do wyboru opcje jakie widać na ekranie:

 

Załóżmy, że chcemy wykonać naszą tabelę przy użyciu kreatora, pojawi nam się okienko następujące:

 

Jak widać mamy do wyboru wiele opcji, możemy utworzyć tabelę  służbową, albo prywatną. W zależności jaki rodzaj tabeli wybierzemy takie też dane po prawej stronie w przykładowych polach nam się pojawią. Wybierzmy przycisk po prawo wskazujący na dwie strzałeczki, w ten sposób dodamy wszystkie możliwe pola do naszej tabeli która zostanie wygenerowana w ostatnim etapie naszej pracy:

 

 

Nie zapomnijmy jeszcze ustawić naszego klucza podstawowego, dzięki czemu będziemy mogli potem tworzyć pomiędzy tabelami kwerendy.  Nadajmy kluczowi jakąś nazwę, np. Lista adresowa:

 

 

I jeszcze pozostaje nam ostatnia opcja, która pozwoli nam zdefiniować formę wpisywania danych do naszej tabeli z danymi, po utworzeniu przez kreator tabeli, opcje wyboru są banalnie proste, zatem nie trzeba ich opisywać:

 

Wciskamy przycisk Zakończ i mamy następujący efekt:

 

Nasza tabela czeka gotowa do wypełnienia i zacznie wreszcie tętnić życiem

 

 

Ad b) Tworzenie relacji między tabelami polega na tworzeniu sieci powiązania ich ze sobą, jako przykład podam użyty wcześniej przeze mnie w punkcie drugim tego wypracowania: „Relacyjna baz danych”.

Jak wiadomo potrzeba nam kilka tabel, aby je ze sobą powiązać, czyli powiązać je ze sobą relacjami, na przytoczonym przykładzie, który widzisz powyżej mamy do czynienia z relacjami pomiędzy kilkoma, a konkretnie pięcioma tabelami i każda z nich połączona jest ze sobą pośrednio, natomiast bezpośrednio połączone są ze sobą tabele tylko te, które do siebie przystają, są nimi mianowicie: MoiKlienci z kapitałZakładowy, kapitałZakładowy z branża itd., aż do Osobowość. Ponieważ jednak każda z tabel posiada unikalny klucz, zway kluczem podstawowym, powiązane są one także ze sobą pośrednio. Relacje takie mogą przyjmować postać, jeden – do – jeden (wtedy gdy jest jakaś tabela powiązana tylko z jakąś jedną konkretną tabelką), oraz jeden –do – wielu, wtedy gdy jest powiązana jakaś tabela z kilkoma innymi tabelami.

 

 

 

Ad c) Kwerendy są to elementy tabeli, które pozwalają nam na:

-                          skupianie się tylko na kilku konkretnych informacjach, które pobierają informację z kilku pól,

-                          dodawać pola wyliczeniowe,

-                          dodawać oraz usuwać rekordy w tabelach i tworzyć nowe tabele,

-                          otrzymywać informacje z wielu połączonych tabel,

-                          stosować kwerendę jako źródło danych dla formularzy i raportów,

-                          sumować i grupować dane tabeli.

 

 

Kwerendy dzielą się na dwie kategorie, mianowicie na te które wybierają są zwane kwerendami wybierającymi oraz te, które wybierają dane i są stosowane w bardziej zaawansowanych aplikacjach, mianowicie kwerendy funkcjonalne. [2] W przypadku gdy wykonamy kwerendę wybierającą zostanie utworzona w pamięci komputera wirtualna tabela, z którą możemy pracować jak z normalną tabelą, dodawać i usuwać wpisy, oraz je modyfikować. Oczywiście istnieją pewne ograniczenia w przypadku kwerend, ale nie ma ich dużo. Poniżej przedstawiam w formie obrazkowej wszystkie procesy tworzenia kwerendy za pomocą kreatora. Obrazki są na tyle czytelne, że nie potrzeba do nich już komentarza.

A oto efekt, wygenerowana kwerenda J

 

Ad d) Tworzenie formularzy nie jest niczym trudnym, są one doskonałą alternatywą dla pracy z tabelami i kwerendami, dlatego ponieważ dają dostęp do danych i informacji, oraz „oknem na świat” innych aplikacji, poza tym dostęp do danych jest dużo wygodniejszy przy pomocy formularzy. Formularz jest też o tyle wygodny, że zawiera możliwość przeglądania danych z wszystkich tabel i nie musimy się przełączać między nimi. Dlatego też formularze są też zwane czasami formularzami związanym  gdyż jedna zmiana, w którejkolwiek z tabel, albo kwerend, niesie za sobą skutek w postaci zmiany w źródłowej tabeli i odwrotnie. Są też oczywiście formularze niezwiązane, które nie zawierają danych z tabel albo kwerend i służą one do innych celów.

A tak wygląda przykładowy formularz, który pobrałem ze swojej pracy zaliczeniowej:

 

e) Tworzenie raportów też nie nastręcza większych problemów. Raport zawiera wszystkie dane, które posiadamy w tabelach. Jak wiadomo można wydrukować sobie prostą linię rekordów, do tego służy nam przycisk Drukuj, ale jeśli chcielibyśmy przedstawić nasze dane bardziej schludnie, z tabelami oraz wykresami, musimy wtedy stworzyć sobie raport, który zbudujemy kreatorem w chwilę, taki przykładowy raport z mojej pracy przedstawiam poniżej.[3]:

 

Mam nadzieję, że to krótkie opracowanie bogate w ilustracje pomoże Ci użytkować bazę danych Access w przystępny sposób w stopniu podstawowym. Życzę samych sukcesów w pracach z bazami danych J